Job Description
Secretária-Adjunta Direção (m/f)
Lisboa, Portugal
RESPONSABILIDADES:
- Responsável pela marcação de reuniões, preparação das mesmas, elaboração dos dossiers e da documentação de apoio para as reuniões
- Responsável pela gestão de agendas dos membros da equipa;
- Responsável pela conceção e formalização de despachos normativos
- Responsável pelo envio de convocatórias de forma sistematizada e eficiente
- Responsável pela verificação da conformidade dos pedidos de despacho de nomeação de júris de mestrado e de doutoramento;
- Responsável pela verificação de concursos de professores e de agregações, elaboração dos respetivos despachos;
- Coordenar a devida articulação entre a Direção e os demais serviços centrais;
- Verifica a conformidade dos pedidos de contratação e de colaboração docente;
- Levantamento e tratamento de dados para efeitos estatísticos, internos ou externos;
- Elaboração de cartas para entidades externas e internas (reports institucionais; cartas informativas e de resposta institucional);
- Responsável por manter uma boa organização do arquivo, no âmbito dos assuntos e apoio ministrado;
- Elaboração e gestão de mailing lists (envio de convites; convocatórias; despachos institucionais e outra informação relevante);
- Responsável pela gestão da escala diária de trabalho dos motoristas afetos à Reitoria;
- Apoio administrativo nas atividades afetas às relações internacionais geridas pela área;
REQUISITOS TÉCNICO | COMPORTAMENTAIS:
- Licenciatura preferencialmente nas áreas sociais; de secretariado ou outra relevante para a função;
- Experiência profissional mínima de 5 anos em áreas de gestão e apoio administrativo;
- Experiência técnica comprovada na área de gestão e apoio administrativo;
- Experiência na gestão de agendas e convocatórias
- Experiência na formalização de despachos e documentos normativos
- Capacidade para gerir projectos e processos de melhoria continua com a respetiva sistematização de fluxos/workflows e regras;
- Domínio das ferramentas Microsoft Office;
- Domínio escrito da língua inglesa como utilizador independente (nível mínimo B2, segundo o quadro de referência dos níveis linguísticos);
- Preocupação constante na gestão eficiente dos recursos sem perder a desejada eficácia de concretização dos objetivos estabelecidos;
- Experiência comprovada de trabalho em equipa e capacidade de gerir processos de forma autónoma;
- Elevada capacidade de comunicação, oral e escrita;
- Pensamento criativo / inovador e sentido crítico (na resolução de problemas e implementação de soluções);
- Postura proactiva e resiliente e forte orientação para resultados;
- Forte capacidade de análise, planeamento e organização;
- Elevado sentido de responsabilidade e disponibilidade;
- Forte maturidade e idoneidade;
- Disponibilidade para eventuais deslocações e estadias (pontuais);
- Disponibilidade imediata;
Agradecemos que envie o seu CV atualizado para tiago.nora@globalpartner-hrs.pt Para mais ofertas visite o nosso site: www.globalpartner-hrs.pt